Die eigentliche Prüfung ist selten das grösste Problem. Revisionsstellen verlieren häufig wertvolle Zeit durch Tätigkeiten rund um die Prüfung: Dokumente anfordern, Informationen suchen, Versionen abstimmen, Arbeitspapiere dokumentieren oder offene Punkte nachverfolgen. Gerade diese administrativen und organisatorischen Aufgaben summieren sich schnell zu einem erheblichen Aufwand. Genau hier entstehen im Prüfungsalltag häufig die grössten Zeitfresser.
Gleichzeitig sehen 90 % der Unternehmen laut einer aktuellen PwC-Studie erhebliches Potenzial für Effizienzsteigerungen durch automatisierte Prozesse. Eine strukturierte digitale Prüfungsdokumentation hilft dabei: Viele Aufwände lassen sich durch digitale Prozesse und eine gezielte Automatisierung in der Wirtschaftsprüfung deutlich reduzieren.
Zeitfresser 1: Unterlagen beim Mandanten einholen
Bereits vor Beginn der eigentlichen Prüfung entsteht in vielen Revisionsstellen ein beträchtlicher Aufwand. Benötigte Unterlagen müssen angefordert, fehlende Dokumente nachverfolgt und Rückfragen beantwortet werden. Oft werden Informationen per E-Mail ausgetauscht, in verschiedenen Versionen versendet oder an unterschiedliche Ansprechpartner geschickt. Bis alle benötigten Unterlagen vollständig vorliegen, vergehen nicht selten mehrere Tage oder sogar Wochen.
Besonders bei wiederkehrenden Mandaten summiert sich dieser Aufwand erheblich. Jede zusätzliche E-Mail, jede telefonische Nachfrage und jede Erinnerung kostet Zeit – sowohl auf Seiten der Revisionsstelle als auch beim Mandanten. Die eigentliche Prüfung startet dadurch häufig später als geplant.
Digitale Lösungen wie Revi Collect helfen dabei, diesen Prozess zu strukturieren. Benötigte Dokumente können zentral angefordert, hochgeladen und verwaltet werden. Offene Punkte bleiben jederzeit sichtbar und der Bearbeitungsstand lässt sich transparent nachverfolgen. Dadurch reduziert sich der Koordinationsaufwand und die Prüfung kann schneller beginnen.
Zeitfresser 2: Informationen suchen und Versionen vergleichen
Ein weiterer grosser Zeitfresser entsteht durch dezentrale Ablagen und fehlende Transparenz. Dokumente befinden sich in verschiedenen Ordnern, E-Mail-Postfächern oder lokalen Laufwerken. Arbeitspapiere werden mehrfach gespeichert, angepasst und weitergeleitet. Die Folge: Mitarbeitende verbringen wertvolle Zeit damit herauszufinden, welche Version aktuell ist und wo relevante Informationen abgelegt wurden.
Gerade bei komplexeren Mandaten kann die Suche nach Informationen schnell mehr Zeit beanspruchen als erwartet. Gleichzeitig erschwert eine unübersichtliche Ablagestruktur die Qualitätssicherung und die spätere Nachvollziehbarkeit der Prüfung.
Eine zentrale digitale Prüfungsdokumentation schafft hier Abhilfe. Mit einer effizienten Software wie Revi werden sämtliche Arbeitspapiere, Nachweise und Prüfungsunterlagen an einem zentralen Ort verwaltet. Änderungen bleiben nachvollziehbar dokumentiert und alle Beteiligten arbeiten mit derselben Datenbasis. Das reduziert Suchaufwände, vereinfacht Reviews und erhöht gleichzeitig die Qualität der Dokumentation.
Zeitfresser 3: Manuelle Checklisten und wiederkehrende Arbeiten
Viele Prüfungsschritte wiederholen sich von Mandat zu Mandat. Trotzdem werden Checklisten, Prüfprogramme und Arbeitspapiere in zahlreichen Revisionsstellen noch immer manuell erstellt oder angepasst. Diese wiederkehrenden Tätigkeiten verursachen nicht nur zusätzlichen Aufwand, sondern erhöhen auch das Risiko von Fehlern oder Inkonsistenzen.
Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Dokumentation kontinuierlich. Regulatorische Vorgaben, Qualitätsstandards und interne Richtlinien verlangen eine vollständige und nachvollziehbare Prüfungsdokumentation. Je mehr manuelle Arbeitsschritte erforderlich sind, desto höher wird der Aufwand für die Mitarbeitenden.
Hier zeigt sich das Potenzial der Automatisierung in der Wirtschaftsprüfung besonders deutlich. Standardisierte Prüfprogramme, Vorlagen und wiederverwendbare Arbeitspapiere helfen dabei, Doppelarbeit zu vermeiden und Prüfungen effizienter durchzuführen. Revi PS unterstützt Revisionsstellen mit vordefinierten Vorlagen und strukturierten Prozessen, wodurch die Konsistenz der Dokumentation erhöht und gleichzeitig wertvolle Zeit eingespart wird.
Zeitfresser 4: Interne Review-Schleifen und Abstimmungen
Auch nach Abschluss der Prüfung entsteht häufig zusätzlicher Aufwand. Offene Punkte müssen geklärt, Feststellungen überprüft und Arbeitspapiere freigegeben werden. Erfolgt dieser Prozess über E-Mails, Excel-Listen oder mündliche Absprachen, fehlt oft die Transparenz darüber, wer aktuell für welche Aufgabe verantwortlich ist.
Die Folge sind Rückfragen, Doppelarbeiten und unnötige Verzögerungen. Besonders bei mehreren Mitarbeitenden oder standortübergreifenden Teams können sich Review-Prozesse dadurch erheblich verlängern.
Digitale Workflows schaffen hier Klarheit. Mit Revi lassen sich Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände und offene Punkte zentral dokumentieren. Reviewer erkennen auf einen Blick, welche Arbeiten bereits abgeschlossen wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht. Dadurch verkürzen sich Review-Schleifen und Prüfungen können schneller abgeschlossen werden.
Wie viele Stunden verliert Ihre Revisionsstelle pro Mandat?
Viele Zeitverluste entstehen schleichend: Zehn Minuten für eine Dokumentensuche, fünfzehn Minuten für eine Rückfrage oder zwanzig Minuten für die Nachverfolgung fehlender Unterlagen erscheinen zunächst unbedeutend. Über zahlreiche Mandate hinweg summieren sich diese Tätigkeiten jedoch schnell auf mehrere hundert Arbeitsstunden pro Jahr.
Deshalb lohnt es sich, die eigenen Prozesse regelmässig kritisch zu hinterfragen:
Wie viel Zeit wird für Dokumentenanfragen aufgewendet?
Wie häufig müssen Informationen gesucht werden?
Wie viele Review-Schleifen entstehen pro Mandat?
Welche Arbeitsschritte werden immer wieder manuell durchgeführt?
Wer diese Fragen beantwortet, erkennt oft überraschend schnell, wo die grössten Effizienzpotenziale liegen.
Wie Revi Ihre Prüfungsprozesse vereinfacht
Die Anforderungen an Revisionsstellen steigen kontinuierlich. Gleichzeitig bleiben Ressourcen begrenzt und qualifizierte Fachkräfte sind weiterhin gefragt. Umso wichtiger wird es, administrative Tätigkeiten zu reduzieren und vorhandene Kapazitäten möglichst effizient einzusetzen.
Revi unterstützt Revisionsstellen dabei mit einer durchgängigen digitalen Prüfungsdokumentation – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur revisionssicheren Archivierung. Dokumentenanfragen können strukturiert abgewickelt, Arbeitspapiere zentral verwaltet und Review-Prozesse transparent gesteuert werden. Gleichzeitig trägt die Automatisierung in der Wirtschaftsprüfung dazu bei, wiederkehrende Tätigkeiten zu standardisieren und den Aufwand pro Mandat nachhaltig zu reduzieren.
Revi bietet standardisierte Vorlagen und strukturierte Prüfprogramme. Ergänzt durch digitale Workflows und transparente Review-Prozesse entsteht eine moderne Arbeitsumgebung, die Revisionsstellen spürbar entlastet. Das Ergebnis: weniger Suchaufwand, weniger Doppelarbeit, kürzere Durchlaufzeiten und mehr Zeit für die eigentliche Prüfungsarbeit.
Fazit
Die grössten Zeitfresser in der Revision liegen häufig nicht in der fachlichen Prüfung selbst, sondern in den Prozessen rund um die Prüfung. Dokumentenanfragen, Informationssuche, manuelle Arbeitsschritte und aufwendige Review-Schleifen kosten wertvolle Ressourcen und bremsen die Effizienz von Revisionsstellen.
Mit einer effizienten Software für Prüfungsdokumentation lassen sich diese Aufwände deutlich reduzieren. Wer pro Mandat nur wenige Stunden einspart, gewinnt über das Jahr hinweg mehrere Arbeitswochen an zusätzlicher Kapazität. Gerade in Zeiten knapper Ressourcen wird die Automatisierung in der Wirtschaftsprüfung damit zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor für moderne Revisionsstellen.
FAQ
Welche Aufgaben kosten Wirtschaftsprüfer am meisten Zeit?
Zu den grössten Zeitfressern zählen die Dokumentenanfrage beim Mandanten, die Suche nach Informationen, manuelle Dokumentationsarbeiten sowie interne Review- und Abstimmungsprozesse.
Wie reduziert man administrativen Aufwand in der Revision?
Durch digitale Prüfungsdokumentation, standardisierte Vorlagen, strukturierte Workflows und Automatisierung in der Wirtschaftsprüfung lassen sich viele administrative Tätigkeiten deutlich reduzieren.
Was bringt eine Software für die Prüfungsdokumentation?
Eine Prüfungsdokumentation Software zentralisiert sämtliche Arbeitspapiere, erhöht die Nachvollziehbarkeit, reduziert Suchaufwände und unterstützt effiziente Review-Prozesse.
Warum ist digitale Prüfungsdokumentation wichtig?
Digitale Prüfungsdokumentation verbessert die Zusammenarbeit im Team, erhöht die Qualität der Dokumentation und schafft Transparenz über den gesamten Prüfungsprozess hinweg.
Möchten Sie herausfinden, wo in Ihrer Revisionsstelle die grössten Zeitfresser liegen? Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung oder eine Live-Demo von Revi.